Brąchnówko, dn. 04.02.2019 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE NR 2/PM/2019
dotyczące zorganizowania wyjazdu do Finlandii w ramach realizacji międzynarodowego projektu współpracy „Eco-North” w ramach poddziałania 19.3 „Przygotowanie i realizacja w zakresie współpracy z lokalną grupą działania” objętego PROW na lata 2014-2020
Lokalna Grupa Działania „Ziemia Gotyku”
zaprasza do składania oferty cenowej
1. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO:
Stowarzyszenie Lokalna Grupa Działania Ziemia Gotyku, Brąchnówko 18, 87-140 Chełmża
NIP 879-267-89-10 REGON 361860094 KRS 0000562287
2. CEL ZAMÓWIENIA:
Celem zamówienia jest wyłonienie Wykonawcy bądź wykonawców, który wykona kompleksową usługę w zakresie zorganizowania dwóch wyjazdów do Finlandii do miejscowości Ähtäri.
3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
Przedmiotem zamówienia jest wykonanie kompleksowej usługi w następującym zakresie:
I. Zorganizowanie wyjazdu nr I do Finlandii do miejscowości Ähtäri
(region Ostrobotnia Południowa, obszar fińskiej Lokalnej Grupy Działania „Kuudestaan”).
Termin: 29.07.2019r. – 02.08.2019r.
Czas trwania wyjazdu: 5 dni
Liczba osób biorących udział w wyjeździe: 7 (w tym 2 osoby dorosłe oraz 5 osób - młodzież w wieku 15-20 lat)
Szczegółowy opis zakresu usługi:
• Od Wykonawcy wymaga się zapewnienia bezpiecznego dojazdu z miejscowości Brąchnówko na lotnisko w Polsce oraz w dniu powrotu z lotniska w Polsce do miejscowości Brąchnówko (czas przejazdu nie dłuższy niż 4h, czas między dojazdem na lotnisko a wylotem samolotu nie powinien być dłuższy niż 3h – chyba, że z przyczyn losowych nie będzie to możliwe).
• Zorganizowanie przelotu do Finlandii i z powrotem (lot bezpośredni, lot klasą ekonomiczną, bagaż podręczny, Wykonawca pokrywa wszystkie opłaty tzn. za przelot, lotniskowe, bagażowe, manipulacyjne i inne niezbędne; Wykonawca zapewnia możliwość bezkosztowej zmiany listy nazwisk do 14 dni przed odlotem).
• Od Wykonawcy wymaga się zapewnienia bezpiecznego dojazdu z lotniska w Finlandii do miejscowości Ähtäri oraz w dniu powrotu z miejscowości Ähtäri na lotnisko w Finlandii (w przypadku transportu w formie busa z kierowcą wymaga się od kierowcy znajomości j. angielskiego w stopniu komunikatywnym).
• Oczekuje się zapewnienia uczestnikom wyjazdu zakwaterowania – mogą być to pokoje 2-3 osobowe: min. 4 noce w hotelu o standardzie min. 2-gwiazdkowym lub zakwaterowania o równoważnym standardzie w obiekcie typu hostel, pensjonat, ośrodek wypoczynkowy itp. Wszyscy uczestnicy muszą być zakwaterowani w jednym obiekcie w miejscowości Ähtäri.
• Wymagane jest zapewnienie uczestnikom wyjazdu min. 2 posiłków dziennie – śniadania i obiadokolacje lub śniadanie, obiad, kolacja wraz z napojami (zimne i gorące).
• Zakres świadczonej usługi obejmować powinien zapewnienie uczestnikom wyjazdu ubezpieczenia (koszty leczenia, assistance, NNW, pomocy i ochrony prawnej).
• Od Wykonawcy wymaga się zapewnienia uczestnikom wyjazdu przez czas trwania wyjazdu kontaktu telefonicznego oraz e-mail z Wykonawcą.
II. Zorganizowanie wyjazdu nr II do Finlandii do miejscowości Ähtäri.
Termin: 16.-19.09.2019 r.
Czas trwania wyjazdu: 4 dni
Liczba osób biorących udział w wyjeździe: 10
Szczegółowy opis zakresu usługi:
• Od Wykonawcy wymaga się zapewnienia dojazdu z miejscowości Brąchnówko na lotnisko w Polsce oraz w dniu powrotu z lotniska w Polsce do miejscowości Brąchnówko (czas przejazdu nie dłuższy niż 4h, czas między dojazdem na lotnisko a wylotem samolotu nie powinien być dłuższy niż 3h – chyba, że z przyczyn losowych nie będzie to możliwe).
• Zorganizowanie przelotu do Finlandii i z powrotem (lot bezpośredni, lot klasą ekonomiczną, bagaż podręczny, Wykonawca pokrywa wszystkie opłaty tzn. za przelot, lotniskowe, bagażowe, manipulacyjne i inne niezbędne; Wykonawca zapewnia możliwość bezkosztowej zmiany listy nazwisk do 14 dni przed odlotem).
• Od Wykonawcy wymaga się zapewnienia bezpiecznego dojazdu z lotniska w Finlandii do miejscowości Ähtäri oraz w dniu powrotu z miejscowości Ähtäri na lotnisko w Finlandii (w przypadku transportu w formie busa z kierowcą wymaga się od kierowcy znajomości j. angielskiego w stopniu komunikatywnym)
• Oczekuje się zapewnienia uczestnikom wyjazdu zakwaterowania – mogą być to pokoje 2-3 osobowe: min. 3 noce w hotelu o standardzie min. 3-gwiazdkowym lub zakwaterowania o równoważnym standardzie w obiekcie typu hostel, pensjonat, ośrodek wypoczynkowy itp.. Wszyscy uczestnicy muszą być zakwaterowani w jednym obiekcie w miejscowości Ähtäri.
• Wymagane jest zapewnienie uczestnikom wyjazdu min. 2 posiłków dziennie – śniadania i obiadokolacje lub śniadanie, obiad, kolacja wraz z napojami (zimne i gorące).
• Wykonanie zamówienia obejmuje także przejazdy na terenie miejscowości Ähtäri, w tym lokalne w odległości do 60 km od miejscowości Ähtäri obejmujące obszar Lokalnej Grupy Działania Kuudestaan z siedzibą Taitotie 1, 63300 Alavus, Finlandia zgodnie z programem wizyty studyjnej (w przypadku transportu w formie busa z kierowcą wymaga się od kierowcy znajomości j. angielskiego w stopniu komunikatywnym)
• Wykonawca ma zapewnić osobę: tłumacza / opiekuna merytorycznego dobrze władającego językiem angielskim umożliwiającą swobodną komunikację. Znajomość języka fińskiego będzie dodatkowym atutem, ale nie jest to warunek konieczny. W przypadku tłumacza/ opiekuna merytorycznego wymagana jest odpowiednia wiedza i doświadczenie zgodne z tematyką wyjazdu. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia Zamawiającemu CV tłumacza/ opiekuna merytorycznego w ciągu 5 dni od daty podpisania umowy. Tłumacz/ opiekun merytoryczny muszą zostać zaakceptowani przez Zamawiającego. Osoba tłumacza/ opiekuna merytorycznego wliczona jest w liczbę uczestników wyjazdu, Zamawiający pokrywa koszty przelotu, zakwaterowania i ubezpieczenia.
• Zakres świadczonej usługi obejmować powinien zapewnienie uczestnikom wyjazdu ubezpieczenia (koszty leczenia, assistance, NNW, pomocy i ochrony prawnej).
• Od Wykonawcy wymaga się zapewnienia uczestnikom wyjazdu przez czas trwania wyjazdu kontaktu telefonicznego oraz e-mail z Wykonawcą.
4. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:
o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy będą spełniać następujące warunki:
• posiadanie uprawnień do wykonywania działalności lub czynności objętych przedmiotem zamówienia - potwierdzone kodem PKD (w szczególności DZIAŁ 79 - DZIAŁALNOŚĆ ORGANIZATORÓW TURYSTYKI, POŚREDNIKÓW I AGENTÓW TURYSTYCZNYCH ORAZ POZOSTAŁA DZIAŁALNOŚĆ USŁUGOWA W ZAKRESIE REZERWACJI I DZIAŁALNOŚCI Z NIĄ ZWIĄZANE),
• złożenie odpowiednio wypełnionego formularza ofertowego
• złożenie wraz z formularzem ofertowym oświadczenia o posiadanym doświadczeniu w realizacji podobnych wyjazdów (min. 3 zorganizowane wyjazdy). Oświadczenie powinno zawierać informacje pozwalające na weryfikację.
5. KRYTERIA OCENY OFERT I WYBORU WYKONAWCY:
A) Spełnienia warunków udziału w postępowaniu
B) Po spełnieniu warunków udziału w postępowaniu pod uwagę będzie brane kryterium ceny oraz doświadczenie w realizacji usług odpowiadających przedmiotowi zamówienia
Algorytm obliczania wartości punktowej oferty:
cena – 35 pkt
doświadczenie – maksymalnie 10 pkt
• od 3 do 5 zrealizowanych usług- 5 pkt
• powyżej 5 zrealizowanych usług – 10 pkt
6. TERMIN, MIEJSCE, FORMA SKŁADANIA OFERT:
Ofertę wraz z wymaganymi/wskazanymi załącznikami sporządzić należy w języku polskim, na formularzu ofertowym załączonym do zapytania.
Wypełnioną i podpisaną ofertę należy złożyć osobiście, pocztą tradycyjną na adres: Brąchnówko 18, 87-140 Chełmża lub poprzez e-mail na adres: biuro@ziemiagotyku.com
Ofertę należy przedłożyć w odpowiedzi na niniejsze Zapytanie Ofertowe wraz z uwzględnieniem opublikowanych zmian, pytań i odpowiedzi, które będą stanowiły w całości treść Ogłoszenia opublikowanego na stronie www.lgd.ziemiagotyku.com.
Termin składania ofert upływa w dniu 11.02.2019 r.
Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane. Decyduje data wpływu do Zamawiającego.
7. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA:
Ostateczny możliwy do zaakceptowania termin realizacji zamówienia upływa w dniu:
Wyjazd nr I 29.07.2019r. – 02.08.2019r
Wyjazd nr II 16.-19.09.2019 r.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany terminu realizacji zamówienia w przypadku zmian w projekcie.
8. WARUNKI PŁATNOŚCI:
Płatność w formie bezgotówkowej – przelew. Płatność nastąpi na podstawie faktury wystawionej na LGD Ziemia Gotyku w terminie 14 dni od dnia dostarczenia faktury do siedziby LGD Ziemia Gotyku.
9. OSOBY UPOWAŻNIONE DO KONTAKTÓW:
Osobą uprawnioną do kontaktowania się z oferentami z ramienia Zamawiającego jest: Marta Kruszczyńska - pracownik biura LGD, tel. + 48 731 777 840. Informacje można uzyskać w dni robocze od godz. 7:30 – 15.30
Informacje dodatkowe:
1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji zaoferowanej ceny, w przypadku, gdy założone w projekcie środki okażą się niewystarczające.
2. Oferta może zostać odrzucona, jeśli zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.
3. Złożenie oferty nie jest równoznaczne z dokonaniem zamówienia.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo zakończenia postępowania w sprawie wyboru wykonawcy zadania, bez wyboru żadnej z ofert – bez podania przyczyny.
5. Ewentualna zmiana terminu realizacji możliwa tylko za zgodą zamawiającego; w szczególności w związku z ewentualnymi zmianami w realizacji projektu.
6. W związku z realizacją projektu Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany miejsca zakwaterowania uczestników wyjazdów nr I i II. Możliwa zmiana obejmuje miejscowości Alavus, Kuortane lub Soini. Ostateczny wybór miejscowości zakwaterowania uczestników zostanie uzgodniony z partnerem projektu Lokalną Grupą Działania Kuudestaan, Finlandia.
7. Zamawiający - w celu zachowania zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania - nie stosuje ograniczeń personalnych ani terytorialnych w stosunku do oferentów.
8. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wprowadzania modyfikacji do zapytania. O każdej zmianie poinformuje na swojej stronie internetowej, informację o dokonanej modyfikacji przekaże również drogą mailową wszystkim oferentom, którzy złożą ofertę przed jej dokonaniem.
9. Informujemy, iż skontaktujemy się tylko z wybranym wykonawcą.
Do pobrania:
