Brąchnówko, dn. 23.07.2018 r.

 

 

Lokalna Grupa Działania „Ziemia Gotyku” zaprasza do składania oferty cenowej

 

Stowarzyszenie Lokalna Grupa Działania Ziemia Gotyku, Brąchnówko 18, 87-140 Chełmża

NIP 879-267-89-10 REGON 361860094 KRS 0000562287

 

Celem zamówienia jest wyłonienie Wykonawcy bądź wykonawców, który wykona kompleksową usługę w zakresie zorganizowania obozu dla młodzieży na obszarze LSR Ziemi Gotyku tj. Gminy Miasto Chełmża oraz gmin wiejskich Chełmża, Łubianka, Łysomice oraz Papowo Biskupie.

 

Przedmiotem zamówienia jest wykonanie kompleksowej usługi w następującym zakresie:

Termin: kwiecień/maj/czerwiec 2019 roku

Czas trwania obozu: 5 dni

Liczba osób biorących udział w obozie: 36 

 

• Zakwaterowanie: 

Oczekuje się zapewnienia uczestnikom obozu zakwaterowania – mogą być to pokoje 2-3 osobowe: min. 4 noce w hotelu o standardzie min. 2-gwiazdkowym lub zakwaterowania o równoważnym standardzie w obiekcie typu pensjonat, ośrodek wypoczynkowy itp. Preferowane jest zakwaterowanie wszystkich uczestników obozu w jednym obiekcie na obszarze LSR Ziemia Gotyku.

• Wyżywienie:

Wymagane jest zapewnienie uczestnikom obozu min. 2 posiłków dziennie – śniadania i obiadokolacje lub śniadanie, obiad i kolacja: 

• Ubezpieczenie:

Zakres świadczonej usługi obejmować powinien zapewnienie uczestnikom obozu ubezpieczenia (koszty leczenia, assistance, NNW, pomocy i ochrony prawnej).

• Tłumacz/opiekun merytoryczny:

Wykonawca ma zapewnić osobę: tłumacza / opiekuna merytorycznego dobrze władającego językiem angielskim. W przypadku tłumacza/ opiekuna merytorycznego wymagana jest odpowiednia wiedza i doświadczenie zgodne z tematyką obozu. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia Zamawiającemu CV tłumacza/ opiekuna merytorycznego w ciągu 5 dni od daty podpisania umowy. Tłumacz/ opiekun merytoryczny muszą zostać zaakceptowani przez Zamawiającego. 

• Program obozu:

Wykonawca przygotuje w uzgodnieniu z Zamawiającym program merytoryczny obozu wraz ze szczegółowym harmonogramem. W programie merytorycznym musi zostać wyszczególniony każdy dzień obozu, godzina oraz zdarzenie.

Załącznikami do programu będą materiały informacyjne zawierające opis poszczególnych elementów realizowanego obozu

Obligatoryjne punkty programu obozu: 

- warsztaty dotyczące przedsiębiorczości/ spotkanie z coachem biznesu / spotkanie z lokalnymi przedsiębiorcami/ zwiedzanie lokalnych atrakcji;

- warsztaty dotyczące ekologii i ekoturystyki/ wizytacja proekologicznych miejsc na obszarze LSR Ziemia Gotyku;

- preferowana znajomość j. angielskiego w stopniu komunikatywnym dla potrzeb prowadzenia warsztatów.

Szczegółowy program merytoryczny musi zostać przygotowany w j. angielskim i zaakceptowany przez Zamawiającego. Ostateczny termin akceptacji programu merytorycznego nastąpi do 21 dni przed planowanym terminem obozu. 

Program merytoryczny obozu wraz ze szczegółowym harmonogramem oraz załącznikami zostanie przekazany uczestnikom w pierwszym dniu obozu w formie drukowanej (ilość 36 sztuk, tj. 1 komplet dokumentów dla każdego uczestnika) 

Wykonawca przedmiotu zamówienia zobowiązany będzie do umieszczenia na wszystkich materiałach drukowanych (program merytoryczny obozu wraz ze szczegółowym harmonogramem oraz załącznikami) logotypów zgodnych z Księgą Wizualizacji znaku PROW 2014-2020 oraz informacji o źródle finansowania. Logotypy oraz informację o źródle finansowania Zamawiający prześle Wykonawcy w ciągu 7 dni od daty podpisania umowy.

• Transport – autokar. 

Wykonawca zapewni autokar wraz z kierowcą, który będzie dostępny do dyspozycji Zamawiającego przez cały czas trwania obozu; Autokar posłuży m.in. do transferu uczestników obozu na obszarze LSR Ziemia Gotyku celem realizacji programu merytorycznego obozu przygotowanego przez Wykonawcę.  Autokar musi spełniać wszystkie wymagania techniczne przewidziane prawem polskim.

• Wykonawca zapewni wyżywienie wraz z noclegami dla tłumacza/ opiekuna merytorycznego i kierowcy.

• Wykonawca zapewni bilety wstępu, wejściówki dla wszystkich uczestników obozu oraz poniesie opłaty m.in. za podróż autostradą, bilety parkingowe, jeśli takowe będą przewidziane w programie merytorycznym.

 

o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy będą spełniać następujące warunki: 

• posiadanie uprawnień do wykonywania działalności lub czynności objętych przedmiotem zamówienia,

• złożenie odpowiednio wypełnionego formularza ofertowego,

• złożenie wraz z formularzem ofertowym oświadczenia o posiadanym doświadczeniu w realizacji podobnych przedsięwzięć (min. 3 zorganizowane obozy/ wizyty studyjne w ramach projektów/ współpracy międzynarodowej etc.). Oświadczenie powinno zawierać informacje pozwalające na weryfikację.

 

A) Spełnienia warunków udziału w postępowaniu 

B)  Po spełnieniu warunków udziału w postępowaniu pod uwagę będzie brane kryterium ceny oraz doświadczenie w realizacji usług odpowiadających przedmiotowi zamówienia

Algorytm obliczania wartości punktowej oferty:

cena – 35 pkt

doświadczenie – maksymalnie 10 pkt

• od 3 do 5 zrealizowanych usług- 5 pkt 

• powyżej 5 zrealizowanych usług – 10 pkt

 

 

Ofertę wraz z wymaganymi/wskazanymi załącznikami sporządzić należy w języku polskim, na formularzu ofertowym załączonym do zapytania.

Wypełnioną i podpisaną ofertę należy złożyć osobiście, pocztą tradycyjną na adres: Brąchnówko 18, 87-140 Chełmża lub e-mail na adres: biuro@ziemiagotyku.com

Ofertę należy przedłożyć w odpowiedzi na niniejsze Zapytanie Ofertowe wraz z uwzględnieniem opublikowanych zmian, pytań i odpowiedzi, które będą stanowiły w całości treść Ogłoszenia opublikowanego na stronie www.lgd.ziemiagotyku.com.

Termin składania ofert upływa w dniu 30.07.2018 r.

Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane.  Decyduje data wpływu do Zamawiającego.

 

Ostateczny możliwy do zaakceptowania termin realizacji zamówienia upływa w dniu organizacji obozu tj. kwiecień/maj/czerwiec 2019r. 

 

 

Płatność w formie bezgotówkowej – przelew. Płatność nastąpi na podstawie faktury wystawionej na LGD Ziemia Gotyku w terminie 14 dni od dnia dostarczenia faktury do siedziby LGD Ziemia Gotyku.

Dodatkowo Wykonawca zobowiązany będzie do wystawienia oddzielnych faktur dla poszczególnych partnerów projektu międzynarodowego dotyczących kosztów zakwaterowania i wyżywienia. 

 

Osobą uprawnioną do kontaktowania się z oferentami z ramienia Zamawiającego jest: Marta Kruszczyńska - pracownik biura LGD, tel.  + 48 731 777 840. Informacje można uzyskać w dni robocze od godz. 7:30 – 15.30

 

Umowa może być zmieniona, jeśli zmiana nie spowoduje zmniejszenia lub zwiększenia zakresu usługi. 

Zmiana umowy powodująca zmniejszenie zakresu usługi jest dopuszczalna, jeżeli na skutek wystąpienia okoliczności niemożliwych do przewidzenia w chwili zawarcia umowy do prawidłowego wykonania zamówienia, wykonanie części prac objętych dotychczas tym zadaniem stało się zbędne. 

Zmiana umowy powodująca zwiększenie zakresu świadczenia jest dopuszczalna, jeżeli do prawidłowego wykonania zamówienia jest niezbędne wykonanie dodatkowych prac nieobjętych dotychczas zamówieniem, a konieczność ich wykonania powstała na skutek wystąpienia okoliczności niemożliwych do przewidzenia w chwili zawarcia umowy, przy czym wykonanie: 

- tych prac jako nowej usługi (zadania) spowodowałoby znaczne zwiększenie kosztów dla beneficjenta lub 

- danego zamówienia jest uzależnione od wykonania tych prac albo bez wykonania tych prac nie jest możliwe wykonanie danego zadania w całości.

 

1. Zapytanie ofertowe służy rozeznaniu rynku i nie zobowiązuje Zamawiającego do złożenia zamówienia.

2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji zaoferowanej ceny, w przypadku, gdy założone w projekcie środki okażą się niewystarczające.

3. Oferta może zostać odrzucona, jeśli zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.

4. Złożenie oferty nie jest równoznaczne z dokonaniem zamówienia.

5. Zamawiający zastrzega sobie prawo zakończenia postępowania w sprawie wyboru wykonawcy zadania, bez wyboru żadnej z ofert – bez podania przyczyny.

6. Składający ofertę jest nią związany przez okres 60 dni od upływu terminu składania ofert.

7. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą.

8. Ewentualna zmiana terminu realizacji możliwa tylko za zgodą zamawiającego.

9. Zamawiający - w celu zachowania zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania - nie stosuje ograniczeń personalnych ani terytorialnych w stosunku do oferentów.

10. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wprowadzania modyfikacji do zapytania. O każdej zmianie poinformuje na swojej stronie internetowej, informację o dokonanej modyfikacji przekaże również drogą mailową wszystkim oferentom, którzy złożą ofertę przed jej dokonaniem.

11. Informujemy, iż skontaktujemy się tylko z wybranym wykonawcą.